說(shuō)起辦公室的工作，大家就會(huì)想到接電話(huà)、下通知、收發(fā)報(bào)紙等等瑣碎的事情，但是事情雖小，卻也有著很多規(guī)矩。就比如，來(lái)訪(fǎng)人員，該如何接待呢？一起來(lái)看下面這14個(gè)注意事項(xiàng)，保你學(xué)完之后不再犯錯(cuò)！

　　1.立刻招待來(lái)訪(fǎng)的客人

　　大部分來(lái)訪(fǎng)的客人對(duì)單位來(lái)說(shuō)都很重要，要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話(huà)也要對(duì)來(lái)客點(diǎn)頭示意，但不需要馬上起來(lái)迎接，也不必與來(lái)客握手。

　　2.熱情主動(dòng)問(wèn)候客人

　　打招呼時(shí)，應(yīng)輕輕地點(diǎn)頭并面帶笑容。如果是老客戶(hù)，稱(chēng)呼要顯得比較親切。

　　3.陌生的客人光臨時(shí)

　　務(wù)必問(wèn)清其姓名及公司或單位名稱(chēng)。通?？蓡?wèn)：請(qǐng)問(wèn)貴姓？請(qǐng)問(wèn)您是哪家單位？

　　4.有客人未預(yù)約來(lái)訪(fǎng)時(shí)

　　不要直接回答領(lǐng)導(dǎo)在或不在，而要告訴對(duì)方：“我去看看他是否在。” 同時(shí)婉轉(zhuǎn)地詢(xún)問(wèn)對(duì)方來(lái)意：“請(qǐng)問(wèn)您找他有什么事？”如果對(duì)方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問(wèn)明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面。

　　5.判斷來(lái)客的身份與種類(lèi)

　　要事先了解領(lǐng)導(dǎo)是愿意隨時(shí)接待任何來(lái)客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來(lái)客分為幾個(gè)種類(lèi)：（1）客戶(hù)；（2）工作上的伙伴，搭檔；（3）家屬，親戚；（4）私人朋友；（5）其他。在沒(méi)有預(yù)約的情況下，通?？砂凑找陨享樞騺?lái)決定何者為先。如果來(lái)客非常重要，就不要私自擋駕。

　　6.謝絕會(huì)晤時(shí)要說(shuō)明理由，并表示歉意

　　不要在沒(méi)取得領(lǐng)導(dǎo)的同意以前就確認(rèn)你另定的約見(jiàn)時(shí)間，最好告訴來(lái)客：“我能否給您回電話(huà)再確認(rèn)時(shí)間？”

　　7.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不要輕易引見(jiàn)來(lái)客

　　即使是事先有預(yù)約的來(lái)客光臨，也要先通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)（用電話(huà)聯(lián)系或親自前去報(bào)告），等候指示。倘若沒(méi)有預(yù)約，即使是你認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)肯定會(huì)接見(jiàn)的客人，也不可擅自引見(jiàn)。

　　8.如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時(shí)聯(lián)絡(luò)不上

　　應(yīng)該向重要來(lái)客說(shuō)明原因，表示將主動(dòng)聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見(jiàn)時(shí)間。如果對(duì)方表示同意，應(yīng)向?qū)Ψ教皆?xún)其通訊地址以及聯(lián)絡(luò)時(shí)間。

　　9.讓來(lái)客等候時(shí)要注意

　　熱情招呼客人，以免使其感覺(jué)受到冷落。如果客人要提前來(lái)訪(fǎng)，請(qǐng)其等候?yàn)楹锨楹侠?。?qǐng)對(duì)方在適當(dāng)?shù)奈恢米?，接待室平常要?zhǔn)備些報(bào)刊雜志，最好備有介紹本單位的的宣傳品，供來(lái)訪(fǎng)客人閱讀?？腿司妥奈恢脩?yīng)與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時(shí)，對(duì)方不會(huì)看到你辦公桌上的文件。

　　10.帶路時(shí)走在客人前方，靠邊引導(dǎo)

　　帶路時(shí)要邊留意客人的步伐，走在客人前方2-3步遠(yuǎn)的位置，邊引導(dǎo)，可說(shuō)：“請(qǐng)往這邊走。”走到拐彎處時(shí)要暫停，以手指示方向，并向客人說(shuō)：“請(qǐng)這邊走。”在乘坐電梯時(shí)要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進(jìn)先出：“請(qǐng)上電梯。”“請(qǐng)下電梯。”開(kāi)門(mén)關(guān)門(mén)時(shí)留意手不要交叉或背著手開(kāi)門(mén)。手把在右側(cè)的門(mén)用左手開(kāi)，在左側(cè)的用右手開(kāi)，這樣姿勢(shì)會(huì)更優(yōu)美。若是向內(nèi)開(kāi)的門(mén)，則應(yīng)你先進(jìn)，并用手按住門(mén)說(shuō)：“請(qǐng)進(jìn)”，等客人進(jìn)來(lái)后再松開(kāi)門(mén)。

　　11.初次與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面的來(lái)客

　　一般應(yīng)該先把來(lái)客介紹給領(lǐng)導(dǎo)，但有時(shí)如果來(lái)客的身份較高，則最好先向來(lái)客介紹領(lǐng)導(dǎo)。引見(jiàn)后除非領(lǐng)導(dǎo)要你留下，否則做介紹之后即要退出領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。

　　12.領(lǐng)導(dǎo)正在會(huì)客時(shí)

　　若有事聯(lián)絡(luò)或請(qǐng)示，須用遞紙條的方式?？蓪⑹马?xiàng)寫(xiě)在便條上，進(jìn)入辦公室后，先向客人道歉：“對(duì)不起，打擾了。”

　　13.客人離去時(shí)

　　即使你再忙，也別忘了最后的道別，稱(chēng)呼對(duì)方的名字將造成好的印象，所以記住來(lái)訪(fǎng)者的臉型與姓名是很重要的。

　　14.制作來(lái)訪(fǎng)登記卡

　　在每天上班時(shí)要查看當(dāng)天約見(jiàn)的來(lái)訪(fǎng)者名單。必要時(shí)應(yīng)事先將約見(jiàn)的有關(guān)資料準(zhǔn)備好，制成寫(xiě)有姓名、職位、單位、訪(fǎng)問(wèn)日期、求見(jiàn)人等等的卡片。

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